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Interne Auditsoftware: Wie man die häufigsten Tücken beim Kauf einer Lösung vermeidet

Haben Sie sich schon einmal online nach Software umgesehen und waren von der großen Anzahl an angebotenen Lösungen überwältigt? Sind Ihnen beim Durchsehen der Listen von Optionen und Funktionen die Augen zugefallen? Bei Software für die Innenrevision trifft dies ganz besonders zu. Die Unternehmen haben erhebliche Ressourcen in die Entwicklung, Prüfung und Verbesserung ihrer Lösungen investiert. Mit ihrem riesigen Angebot an Funktionen sind die Möglichkeiten endlos. Daher ist es leicht, sich von all dem Schnickschnack, der zur Verfügung steht, blenden zu lassen. Leider ist nicht immer alles Gold, was glänzt.

Bei Software für Innenrevision kann der Zugriff auf eine robuste, innovative und leistungsstarke Plattform zunächst sehr erstrebenswert erscheinen. Zum Beispiel scheint die Anzeige mehrerer Berichtstypen, Module und Einstellungen beeindruckend zu sein, insbesondere für Teams, die die Software beschaffen. Sie haben zwar den Auftrag, die Software zu erforschen, verfügen aber möglicherweise nicht über die nötige Erfahrung, um sie zu nutzen. Dies führt oft dazu, dass die am eindrucksvollsten präsentierte Lösung gekauft wird. Leider kann dies die praktischen Anforderungen, die für die Ausführung der täglichen Aufgaben erforderlich sind, überschatten. Außerdem können diese Plattformen recht kostspielig sein, wobei die Preise gerechtfertigt sind, da die Entwickler an alles gedacht haben, auch an das Spülbecken.

Wie viele digitale Produkte, die über eine Reihe von Funktionen verfügen, sind auch die Softwarelösungen ähnlich, und die Preise richten sich danach, wie einfach oder robust sie sind. Auch wenn einige Plattformen anspruchsvoller sind, sind sie nicht für alle Unternehmen die beste Wahl.

Wenn es um die Auswahl der richtigen Software für die Innenrevision geht, sollten Sie Ihrem Team diese 4 Fragen stellen:

  1. Was sind die wichtigsten Anforderungen für die Ausführung Ihrer täglichen Aufgaben?

  2. Was sind die „Nice-to-have“-Funktionen der neuen Software?
  3. Werden Sie diese neuen Funktionen realistischerweise nutzen und werden sie Ihren Arbeitsablauf rationalisieren?
  4. Wie viele Jahre werden Sie die Software voraussichtlich nutzen?

Leider werden Softwareimplementierung und -schulung zu einer Herausforderung, wenn die Lösungen zu kompliziert sind oder über unnötige Funktionen verfügen. Außerdem können diese Funktionen den Nutzer behindern, was dazu führt, dass Zeit und Ressourcen investiert werden, um sie abzuschalten oder zu entfernen. Ein übermäßig komplexes System bringt nicht nur Probleme bei der Anwendung und Wartung mit sich, sondern kann auch für neue Nutzer extrem frustrierend sein.

Hier sind die 3 wichtigsten Punkte, die Sie bei der Erstellung Ihrer Checklist berücksichtigen sollten:

  1. Legen Sie die wichtigsten Funktionen fest, die tagtäglich genutzt werden.
  2. Entscheiden Sie sich für Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit statt für komplizierte Lösungen mit zahlreichen Optionen.
  3. Wählen Sie eine Plattform, die anpassbar ist, sodass Sie nur die Funktionen nutzen, die Sie benötigen, aber die Möglichkeit haben, in Zukunft weitere hinzuzufügen. Prognostizieren Sie Ihren Softwarebedarf 3-7 Jahre im Voraus, anstatt mehrere Jahre im Voraus. Nicht nur die Anforderungen Ihres Unternehmens werden sich ändern, sondern auch der technologische Fortschritt. Stellen Sie sicher, dass Ihre wichtigsten Anforderungen jetzt erfüllt werden, aber denken Sie daran, dass Sie sich in Zukunft auf neue Anforderungen einstellen werden.

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