Herausforderungen, mit denen interne Prüfer konfrontiert sind, und wie sie diese mildern können

Interne Auditoren haben es weit gebracht und sind nicht mehr nur Anwender von Checklisten und Lieferanten von standardmäßigen substanziellen Tests. Die Funktion der Innenrevision hat sich weiterentwickelt, und sie hat nun eine beratende Funktion übernommen, die dabei hilft, potenzielle Risiken vorherzusehen und Kontrollen zu bewerten.

Es wurden auch Modelle entwickelt, die den Innenrevisoren dabei helfen, sich auf Hochrisikobereiche zu konzentrieren, in denen der Ertrag der Überprüfung dieser Prozesse weitaus höher ist. Je mehr sich die Innenrevisoren auf Bereiche mit hohem Wert konzentrieren und sich von den standardmäßigen „Tick-in-the-Box“-Ansätzen entfernen, desto mehr benötigen sie eine höhere Qualifikation und mehr Zeit, um die Prozesse und die verbesserungswürdigen Bereiche zu verstehen.

Demnach müssen sich die Innenrevisoren auf die Prüfung konzentrieren, und die Verwaltungsaufgaben müssen so weit wie möglich reduziert werden. Dies hilft nicht nur den Auditoren, sich auf ihre Hauptstärken zu konzentrieren, sondern spart den Unternehmen auch Geld, da sie eine qualifizierte und teure Ressource sind.

Wie viel Zeit benötigen administrative Aufgaben tatsächlich?

Unsere jüngste Branchenumfrage ergab, dass ein Innenrevisor, der mehr als 15 Prüfungen pro Jahr durchführt, 20 bis 37% seiner Zeit mit der Verwaltung und Analyse von Daten verbringt. Dies ist eine konservative Schätzung. Der größte Teil der Datenverwaltung erfolgt durch die Pflege mehrerer Excel-Dateien sowie durch die Verwaltung von Informationen, die über zahlreiche E-Mails eingehen. Einige größere Organisationen können sich zwar die Kosten für eine maßgeschneiderte Lösung zur Verwaltung interner Audits leisten, für viele Unternehmen sind sie jedoch keine praktikable Option.

Im Gegensatz dazu haben Standardlösungen einen eingeschränkten Funktionsumfang, um zu einem niedrigen Preis angeboten werden zu können. Sie erfordern nach wie vor einen Server und einen Administrator und bieten nicht alle Funktionen, die ein Unternehmen benötigt, oder zumindest nicht so, wie es der Benutzer benötigt. Infolgedessen sind die Nutzer dazu gezwungen, eine Reihe von Berichten und Funktionen außerhalb der Software in Excel-Dateien zu pflegen. Durch diese manuelle Arbeit bleibt den Mitarbeitern eine große Menge an Datenverarbeitung, die durch eine benutzerdefinierte Lösung vermieden werden könnte.

Sind benutzerdefinierte Lösungen die Antwort?

In der Vergangenheit wurden für Kunden mit größeren Budgets maßgeschneiderte Lösungen entwickelt und implementiert, deren Implementierung jedoch viel Zeit in Anspruch nahm.

Nach der Implementierung der Lösung waren Server und Administratoren erforderlich, um sie zu verwalten und den täglichen Betrieb zu gewährleisten. Darüber hinaus dauerten Schulung und Einarbeitung zwischen 6 und 18 Monaten, einschließlich der Frustration und der Unannehmlichkeiten der Anlaufzeit. Vor diesem Hintergrund haben viele Auditleiter die Investition in eine maßgeschneiderte Prüfungslösung vermieden.

Welche Merkmale kennzeichnen eine effektive interne Audit-Managementlösung?

Ein effizientes System soll die Auditplanung, die Arbeit vor Ort und die Berichterstattung sowie die Verarbeitung von Auditbefunden und Aktionsplänen verwalten und dokumentieren. In der Vergangenheit wurde die Kommunikation zwischen den Verantwortlichen für Prüfungen und Befunden in Postfächern geführt. Wenn der Status von Audits, Befunden und Aktionsplänen benötigt wurde, wurden E-Mails versendet und Daten zusammengestellt, um die Geschäftsleitung und andere interne und externe Beteiligte auf den neusten Stand zu bringen. Dies beinhaltet umfangreiche Folgemaßnahmen und Datenverarbeitung. Bis alle Daten zusammengefasst waren, waren die Informationen bereits veraltet. Eine gute Softwarelösung geht auf die Probleme ein, bietet Lösungen für die Kommunikation und dokumentiert alles innerhalb des Systems. Außerdem sollte sie für die Unternehmensleitung mit wenigen Klicks zugänglich sein.

Wie Adlar Group helfen kann

Adlars internes Audit System ist eine cloudbasierte Lösung, die wirtschaftlich ist und die Arbeitslast eines durchschnittlichen Audit-Teams um 25-30% reduzieren kann. Die Lösung verwaltet Prüfpfade für alle Aktivitäten von der Risikobewertung, Jahresplanung, Auditdurchführung, Befunden und Aktionsplänen und kommuniziert zwischen Prüfern und geprüften Unternehmen beim Abschluss von Befunden und Aktionsplänen.

Die gesamte Kommunikation und die Daten werden innerhalb des Systems verwaltet, so dass die Informationen jederzeit leicht abgerufen werden können. Die Adlar Group bietet außerdem ein kostengünstiges Servermanagement an, das die Anforderungen an einen internen Server oder IT-Administrator verringert. Die Einfachheit der Nutzung reduziert die Einarbeitungszeit für die Prüfer und ermöglicht es ihnen, sich auf ihre Hauptaufgabe zu konzentrieren – das Audit. Mit einer Internetverbindung können Sie schnell loslegen. Sie können jederzeit und überall auf die Plattform zugreifen, und Ihr Team ist startklar!

Für mehr Informationen oder um eine kostenlose Demo zu buchen, wenden Sie sich an info@adlargroup.com oder besuchen Sie unsere Seite zum integrierten Risikomanagement.