Défis auxquels les auditeurs internes sont confrontés et comment y remédier

Les auditeurs internes ne sont pas des utilisateurs férus de checklist ni des pourvoyeurs de tests standards formels. La fonction d’audit interne se développe de telle manière que les auditeurs internes ont désormais un rôle consultatif avec une fonction de prévision des risques potentiels et d’évaluation des contrôles de gestion. Des modèles sont conçus pour permettre aux auditeurs internes de se concentrer sur des domaines comprenant un niveau de risque élevé, pour lesquels la valeur-ajoutée du compte-rendu des processus est beaucoup plus importante. Plus les auditeurs internes se concentrent sur de tels domaines et s’émancipent des approches standards « tick-in-the-box », plus les besoins en termes de compétences et de temps consacré permettant de comprendre les procédures et les domaines à privilégier sont élevés. Ainsi, les auditeurs internes sont tenus de se concentrer sur l’audit en tant que tel, les tâches administratives devant être réduites à peau de chagrin. Non seulement cela permet aux auditeurs de se concentrer sur les points forts, mais conduit aussi les organisations à réaliser des économies dans la mesure où de tels collaborateurs constituent une main d’œuvre qualifiée donc coûteuse.

Quel est le temps réel passé sur les tâches administratives?

Récemment, notre enquête sur ce secteur indique qu’un auditeur interne qui effectue plus de 15 audits par an consacre entre 20 et 37% de son temps à la gestion et à l’analyse des données. Une telle estimation est prudente. Les données sont majoritairement contenues au sein de multiples fichiers Excel et par l’intermédiaire des informations gardées en mémoire dans leur boite mail. Bien que les grandes entreprises puissent généralement s’offrir une solution personnalisée de gestion des audits internes, celles-ci ne constituent pas une option envisageable pour la plupart des entreprises.

En revanche, les solutions librement commercialisées disposent d’un nombre limité de fonctionnalités afin d’être vendues à un tarif plus bas. Elles nécessitent aussi un serveur ainsi qu’un administrateur, et ne proposent pas toutes les fonctionnalités dont une organisation ou tout au moins l’utilisateur aurait besoin. En conséquence, celui-ci est contraint de conserver un certain nombre de rapports et fonctionnalités en dehors du logiciel, et au sein des fichiers Excel. En raison de ces procédures manuelles, les collaborateurs doivent gérer le traitement d’une quantité importante de données, ce qui pourrait être évité grâce à une solution personnalisée.

Les solutions personnalisées sont-elles la solution?

Auparavant, les solutions personnalisées étaient destinées aux clients qui disposaient de budgets conséquents, et leur installation était chronophage. Une fois installée, la solution ne fonctionnait que par l’intermédiaire des serveurs et grâce à un administrateur, gestionnaire opérationnel du quotidien. De plus, le temps de formation et d’apprentissage était compris entre 6 et 18 mois, sans compter le sentiment de frustration et l’inhibition des capacités d’optimisation. Pour toutes ces raisons, les auditeurs séniors ont pour la plupart d’entre eux évité tout investissement dans une solution d’audit personnalisée.

Quelles sont les caractéristiques d’une solution efficace de gestion des audits internes?

Un système efficace est censé gérer et documenter la planification de l’audit, le travail sur le terrain ainsi que les rapports, et la communication des conclusions de l’audit et des plans d’action. Avant, l’historique des échanges entre les responsables de l’audit et les décideurs relatifs aux actions et conclusions était conservé sur les boites mail. Dès lors que des informations sur l’état d’avancement des audits, des conclusions et des plans d’action étaient requises, des courriels étaient envoyés et des données étaient compilées afin d’updater le senior management ainsi que les acteurs internes et externes. Cela impliquait des contraintes en termes de suivi et de traitement des données. Au moment où les données étaient enfin condensées, les informations devenaient obsolètes. Un bon logiciel contribue à résoudre de tels problèmes par l’intermédiaire d’une solution qui propose de communiquer grâce à un système performant et de documenter celui-ci « en direct ». De plus, un tel logiciel doit être accessible au senior management en quelques clics.

Comment le groupe Adlar peut-il vous accompagner ?

Le système d’audit interne Adlar est une solution de cloud computing économique capable de réduire la charge de travail d’une équipe d’audit de 25 à 30 % en moyenne.
La solution garde en mémoire les étapes des audits pour l’ensemble des activités, de l’évaluation des risques à la planification annuelle, en passant par l’exécution de l’audit, ses conclusions, les plans d’action et la communication entre les auditeurs et les entités auditées permettant de clôturer les conclusions ainsi que les plans d’action.
Toutes les communications et les données sont conservées au sein du système, ce qui permet de retrouver facilement et à tout moment les informations.
Le groupe Adlar assure également la gestion du serveur à un prix économique, ce qui réduit les besoins en termes de serveur interne ou d’administration informatique.
Sa simplicité d’utilisation permet de réduire le temps de formation des auditeurs, leur permettant ainsi de se concentrer sur leur fonction première – l’audit. Avec une connexion internet, vous serez donc rapidement opérationnel. La plateforme est accessible à n’importe quel moment et à n’importe quel endroit, pour que votre équipe soit rapidement opérationnelle!

Pour plus d’informations, ou pour bénéficier d’une démonstration gratuite, contactez info@adlargroup.com ou visitez notre page risk management.